Compras , Abastecimientos y la Función Logística
La función de abastecimientos es una parte integral de los procesos logísticos de una organización. Las necesidades de relacionamiento, transporte y almacenamiento prácticamente exigen que organizacionalmente la integración sea transparente y las líneas de reporte sean comunes.
En el LALC se identificó que organizaciones que alinean las funciones de compras con las de gerencia de inventarios, en el esquema conocido como buyer-planner con indicadores de desempeño comunes - como rotación de inventarios, fill-rate y lead-time de proveedores- (y que tienen una mayor probabilidad de éxito en el soporte a la promesa de servicio de garantizar disponibilidad de producto al cliente sea este interno o externo). Cómo la empresa latinoamericana ve el alineamiento de la función de compras en la organización fue el interrogante.
Para procesar las respuestas a la pregunta del cuestionario de a quién reporta compras es su organización, se crearon las siguientes categorías de agrupación de respuestas:
• Presidente • Planificación
• Directorio • Administración
• Gerente General • Finanzas
• Logística • Abastecimiento
• Operaciones • Servicio al Cliente
• Manufactura • Comercial
Los resultados muestran que en la mayoría de las empresas encuestadas la función de compras reporta a Logística (24%) sin embargo con igual participación se ve cómo en un 27% de las empresas la alta gerencia (presidencia, directorio, gerencia general) es responsable de la función de compras.
Una explicación a este fenómeno se ve según el tamaño de las compañías, en empresas de gran tamaño (firmas con más de US$350m en ventas anuales y más de 500 empleados la función de compras), es más estratégica y menos operativa y en esos casos reporta a áreas diferentes de la dirección de la empresa. En firmas pequeñas donde el control del flujo de caja es crítico las funciones de compras están o en la alta dirección de la empresa o en areas financieras.
Esto se representa en los resultados del benchmarking donde las áreas de finanzas y administración se ocupan de las compras en el 24% de las empresas participantes. En el 13% de las empresas se reporta que las compras es una función de las áreas de operaciones y manufactura, fundamentalmente entendido compras como adquisición de materias primas.
Para el caso de las empresas que tienen logística a nivel ejecutivo, la tendencia de línea de reporte de compras se mantiene aunque con un aumento en la participación de compras en el área de logística, ya que cerca del 34% de las empresas que tienen ejecutivo de logística reportan las compras a esa área.
En esta categoría de empresas con área ejecutiva de logística, compras aún reporta a alta gerencia en el 23% de las respuestas, a finanzas y administración en un 22% y en un 11% de las respuestas a manufactura y operaciones.
Si bien es cierto que aumenta la participación de la gerencia de logística en responsabilidad por compras, las tendencias son similares al análisis general.
Sin el ejecutivo de logística dentro de la organización, compras es desarrollada por la alta gerencia con un 36% de participación. Finanzas y administración ocupan un papel especial para estos casos ya que el 27% de las empresas que no tienen ejecutivo de logística, reporta sus compras a estas dos áreas.
El 24% afirma reportar las compras a las áreas de manufacturas y operaciones. Mientras que sólo el 12% de las empresas sin ejecutivo de logística afirma reportar compras a las áreas de servicio al cliente y planeación.
Tabla 1. ¿A quién reporta compras en su organización? Según la existencia o no de área ejecutiva de logística.
¿A Quién Reporta Compras?
Ejecutivo de Logística Total
Si Tiene No Tiene
Presidente 4.50% 6.10% 4.80%
Directorio 8.90% 9.10% 9.00%
Gerente General 9.80% 21.20% 12.40%
Logística 33.90% - 26.20%
Operaciones 6.30% 15.20% 8.30%
Manufactura 5.40% 9.10% 6.20%
Planificación 2.70% 6.10% 3.40%
Administración 12.50% 6.10% 11.00%
Finanzas 8.90% 21.20% 11.00%
Abastecimiento 2.70% - 2.10%
Servicio al Cliente 0.90% 6.10% 2.10%
Comercial 3.60% - 2.80%
Total 100.00% 100.00% 100.00%
Fuente: Benchmarking sobre Organizaciones de Logística, Cálculos LALC
Para el sector de Alimentos y Bebidas, se observar que el 32% de las empresas de ese sector reportan compras al directorio, mientras que la gerencia general, logística, operaciones y Manufactura obtienen la misma participación. No hay una relativa introducción de las compras dentro de las funciones de la logística. Al contrario, compras se encuentra dispersa en varias áreas de la organización.
Para la industria de Manufactura las áreas de Logística (30%) y finanzas (20%) son las que se encargan en su mayoría de las funciones de Compras. Lo siguen la gerencia general (11%), Operaciones y planificación con un 9% cada uno.
Para el sector Servicios, el 35% de la empresas reportan las compras a la administración, seguido por la logística (16%) y la gerencia general (16%). 10% reportan a finanzas y otro 6% a servicio al cliente. Para este sector la importancia de las compras dentro de las funciones de los ejecutivos de logística no esta muy bien definida.
En el sector Farmacéutico se presenta una menor dispersión de los resultados, el 43% de las organizaciones de este sector reportan compras a logística , seguido por la gerencia general y la gerencia de manufactura con un 14%. Para esta industria, las compras son más importantes y criticas en el desarrollo del producto. La logística está cumpliendo un papel fundamental y así lo demuestran los resultados.
En la industria de Recursos Naturales es logística quien supervisa compras (25%), sin embargo compras también reporta a manufactura (19%) a Operaciones y Administración 13% cada uno. La alta gerencia también participa con un 13%.
En la industria de Tecnología, es finanzas quien se encarga de supervisar las compras, cerca del 40% de las empresas respondieron a esta categoría. Solo el 20% de las empresas reporta compras a logística. Lo mismo sucede para la dirección y la gerencia de Operaciones.
En la industria Automotriz, las compras no son relacionadas con logística, el 63% de las empresas reporta las compras a la alta gerencia, y el otro 38% lo hace a abastecimientos.
Para la industria de Comercio, la logística tiene la misma importancia que la gerencia comercial, el 19% de las empresas reportan compras a logística y otro 19% a la gerencia comercial. Un 35% reporta a la alta gerencia y el 7% restante lo hace a finanzas.
La Función de Captura y Procesamiento de Órdenes de Clientes en la Organización Latinoamericana
En esta sección se consultó a las empresas participantes sobre la función de captura y procesamiento de demanda y las funciones generales de servicio al cliente. Este proceso es crítico ya que la captura de órdenes es la actividad que “gatilla” todo el sistema de logística de la organización y la orden vista individualmente es la transacción “estrella” de la logística.
A las empresas participantes se les preguntó quién realizaba las funciones de recepción (captura) de órdenes de clientes4. En el análisis de las respuestas se crearon las siguientes categorías para agrupación de la información:
• Gerencia General • Ventas
• Logística • Finanzas
• Operaciones • Compras
• Manufactura • Servicio al Cliente
• Producción • Almacenes
• Presidencia
Según las categorías de análisis, la función de captura de ordenes de clientes es responsabilidad de un área independiente de servicio al cliente en el 26% de las empresas encuestadas y como función del área de ventas en el 25% de los casos. Logística como área es responsable de la función de captura de pedidos en el 15% de las organizaciones participantes, seguido por compras (11%) y operaciones (7%). De la muestra, 6% contestó que la responsabilidad de captura de pedidos está en almacén o centro de distribución y 5% contestó que la actividad es responsabilidad de finanzas.
En la Tabla 2. Se aprecia que en aquellas empresas que “NO TIENEN” área a nivel ejecutivo de logística la tendencia es a concentrar la función de captura de pedidos en una función independiente de servicio al cliente (30%) en detrimento de la decisión de ubicarlo en ventas.
Tabla 2. “¿Quién Realiza las Funciones de Recepción de Pedidos de Clientes?”
Contra existencia de ejecutivo de logística.
¿Quién Realiza? Ejecutivo de Logística Total
Si Tiene No Tiene
Gerente General - 2.90% 0.70%
Logística 18.20% 2.90% 14.60%
Operaciones 7.30% 5.90% 6.90%
Manufactura 1.80% 2.90% 2.10%
Producción 0.90% 5.90% 2.10%
Ventas 28.20% 7.60% 25.70%
Finanzas 4.50% 5.90% 4.90%
Compras 10.90% 11.80% 11.10%
Servicio al Cliente 23.60% 29.40% 25.00%
Almacenes 3.60% 11.80% 5.60%
Presidencia 0.90% 2.90% 1.40%
Total 100.00% 100.00% 100.00%
Fuente: Benchmarking sobre Organizaciones de Logística, Cálculos de LALC
Cuando la empresa tiene un ejecutivo de logística, las funciones de recepción de pedidos las realiza esta área en el 18% de los casos. Cabe resaltar que las ventas realizan estas función en un mayor proporción cuando hay ejecutivo de logística que cuando no existe (28.29% vs. 17.60%). Al parecer el 18.20% de logística se desplaza a almacenes cuando no existe un ejecutivo en esta función (de 3.6% pasa a 11.8%). Cuando no existe ejecutivo de logística las áreas de producción y alta gerencia realizan estas funciones.
